Волшебная кнопка управленческой отчетности
В февральском посте проблема и цель на год в блоке управленческой отчетности ставились так :
По скромным оценкам на ручное заполнение отчетов, бесконечных Excel-форм, проверку рассчитанных на калькуляторе цифр ежемесячно уходят сотни часов вашего времени, коллеги. Наша цель на этот год — избавиться от львиной доли ручного труда, консолидировать данные компании в одном месте и сделать так, чтобы самые сложные отчеты и аналитика формировались за считанные секунды по нажатию одной кнопки.
Консолидация данных
Нельзя просто взять и собрать все данные по компании, нужен ориентир — какие данные нам нужны в первую очередь, какие можно консолидировать потом.

Таким ориентиром для нас стали «Выкладные формы». Их смотрит ТОП-менеджмент на правлениях, их 16 и многим из вас они хорошо знакомы: Продажи и маркетинг, Финансирование объектов строительства, Налоги, Выполнение производственной программы и др.

Совокупность этих форм — это слепок состояния одной региональной компании на конкретный момент времени. Формы, заполненные по всем компаниям — цифровой портрет всей группы. Мы исходим из предположения, что если у нас будут данные для автоматического формирования всех этих форм, то мы сможем сформировать практически любой отчет. Таким образом мы принимаем 16 форм как некоторое ТЗ и оцениваем результаты по тому, сколько из них мы можем автоматически генерировать прямо сейчас.

Если мы посчитаем, сколько информационных (и не очень) систем нужно увязать между собой, чтобы получить данные для всех этих форм, то получим цифру около 25-ти: Продажи из CRM, Расходная часть из Казначейств, Налоги из Бухгалтерии, Производственная программа из многочисленных Excel таблиц и умножаем на количество городов.

Если изобразить получившуюся матрицу упрощенно, то мы увидим следующее:
Теперь нужно просто подключиться к ним, настроить сбор данных, класть их в одно место и формировать отчеты, как то так:
Казалось бы, простая задача для программистов. Но вот в чем подвох: все эти системы разрабатывались и велись независимо друг от друга. Данные в них неоднородны. О чем это я? Смотрим на примере:
Пример 1: Вертикальный срез
Давайте построим отчет по инвестициям всей группы, нам понадобится всего один столбик таблички: 1С Казначейство.
Если мы попробуем совместить цифры инвестиций всех 5-ти городов, у нас внезапно не получится: в Тюмени все инвестиции делятся на 16 пакетов, в Екатеринбурге — на 18, в Новосибирске — на 140. У нас не было других вариантов, кроме как привести все цифры к одному знаменателю. Перед нами встал ряд сложных вопросов:
  • Кого затронет этот переход? Заказчика, генподрядчика, бухгалтерию, учет производственной программы..?

  • Что делать со старыми проектами? Вести по старым пакетам или переводить на новые?

  • Как поступить с бюджетами проектов?
Так родился проект «Переходим на новые пакеты Строительно-монтажных работ». Разработка плана безболезненного перехода во всех пяти городах, заняла не один месяц, мы написали десятки писем, провели ряд встреч. Принятый в итоге план перехода не имеет ничего общего с первой версией.

Несмотря на сложности, все получилось. С мая, все проекты во всей компании ведутся одинаково, выработан единый принцип, он позволяет на определенном уровне совмещать цифры всех проектов — старых и новых.
Пример 2: Горизонтальный срез
Рассмотрим случай горизонтального среза. Нужно собрать отчеты к правлению по Тюмени:
Что нам нужно?
Инвестиции из 1С Казначейства, продажи из CRM, Факт и план производственной программы в формах планирования Excel Online. Все это — разные показатели, и все они должны быть сгруппированы по объекту строительства. И это грабли.

Посмотрите на то, как один и тот же проект учитывается в разных системах:
То есть, в Казначействе цифры по ГП7 придется вычленять из общей кучи, в CRM наоборот складывать продажи по трем объектам в один, а еще паркинг, который продается отдельно по домам, а инвестиции учитываются в целом на квартал, но потом распределяются пропорционально метрам… В общем жуть. Но главное: другой проект заводили в системы другие люди, там все тоже запутано, но обязательно запутано по-другому.

Человек может рассмотреть каждый случай индивидуально, машине — нужен стандарт, порядок. Менять в каждой системе принцип учета объектов строительства — как менять двигатель в машине на полном ходу: теоретически возможно, но неоправданно сложно и опасно. Мы решили действовать по-другому: сделали отдельную базу Объектов Строительства, в ней мы разделили объекты настолько мелко, насколько возможно и прописали соответствия:
Сейчас, система, собирая отчет, знает единственный объект Новин ГП7, и то, что чтобы получить данные по нему, из CRM нужно объединить цифры по трем объектам, в казначействе взять 30% от затрат по объекту и 15% от затрат по паркингу.
Сложно? Да. Но впервые формализовано достаточно, чтобы сводить данные машиной, а не руками.
В итоге
Мы рассмотрели два случая среза по данным:
Вертикальный
Горизонтальный
А что, если нужно так?
Количество подводных камней возрастает кратно! И лавирование между ними составляет основную часть нашей работы.

Хорошо, до чего мы уже доплыли? Есть ли та самая кнопка? И да, и нет.
Вот состояние на текущий день. Данные по всей группе собираются каждую ночь — не все, но уже 60%, нужных нам.
Основные пробелы сейчас — плановые показатели, они никогда не хранились в информационных системах и местом их жизни были вордовские документы, эксели, флип-чарты.
Мы активно работаем над автоматизацией бизнес-процесса планирования, но это тема для отдельной статьи.

И на закуску: откуда взялась цифра 60%?

В начале, мы говорили о 16-ти выкладных формах, достаточность данных в базе для которых является для нас своего рода лакмусовой бумажкой, так как они задевают почти все сферы жизни компании.
Вот страшная картинка, где расписаны эти формы и те данные, которые нужны для их заполнения.
Черные стрелочки — данные уже ходят, красные — еще нет.
Если разделить количество красных стрелок на количество черных и умножить на 100% — мы и получим цифру в 60%!
Нажмите сюда, чтобы узнать как посчитаны эти 60%
ОК, есть база данных, каждый день актуальная, что нам с ней делать?
Это наш фундамент, в будущем мы прикрутим туда какую-нибудь BI систему — там, где разные отчеты строятся красиво. Но определенную пользу можно извлекать из этой истории уже сейчас. Эти данные можно получать прямо из старого-доброго Excel!

Да, мы в курсе, что Excel — не космос.
Поверьте, мы знаем, что существует множество современных систем как Power BI, Qlikview и другие, которые мы сами очень любим. Но все эти системы требуют качественных данных. Сейчас мы создаем единые справочники, консолидируем данные — и это необходимый фундамент. Excel на данный момент самый простой и выгодный способ получить результаты нашей работы здесь и сейчас.
Разберем пару кейсов использования нашей Большой Базы.
Кейс 1: ОФР Маркетинга
Проблема: Для того, чтобы учитывать эффективность рекламных кампаний, в каждой заявке на оплату подрядчикам, в комментарии сотрудники отдела маркетинга пишут название месяца, в котором оказывались услуги фактически. Затем, при подготовке ежемесячного отчета, людям приходится перебирать все заявки, выискивая глазами нужный месяц в комментарии, и переносить найденные заявки в отчет вручную.

Решение: Подключаемся из Excel к разделу базы данных, где хранятся все платежи компании, получаем огромную таблицу с данными:
А потом стандартными средствами Excel строим по этим данным сводные формы, накладываем необходимые фильтры. Строим запрос, чтобы система самостоятельно пробежала по тексту и вычленила оттуда название месяца:
И главное: в любой момент можно нажать на кнопку «обновить все» и данные автоматически обновятся. Так, подготовка отчета на новый месяц стала занимать меньше минуты.

Та самая волшебная кнопка!
Кейс 2: Отчет по маркетингу и продажам
Проблема: Есть небольшой отчет по Маркетингу и продажам, выглядит он так:
В отличие от предыдущего кейса этот отчет затрагивает сразу несколько источников данных: расходную часть из Казначейства, продажи, лиды и доходы из CRM.

Решение: В целом принцип тот же, что в первом кейсе, с той лишь разницей, что здесь потребовалось настроить сразу несколько подключений к ЦХД, в каждом из которых отбираются нужные данные, и, затем несколькими сводными таблицами собираются в один отчет.
Этот кейс интересен тем, что некоторые показатели на данный момент взять просто неоткуда — например процент повторных продаж. Но, даже если не все данные можно прямо сейчас взять из Хранилища — это не повод не взять их там, где возможно и облегчить себе жизнь хотя бы частично.
Кейс 3: Единый отчет казначейства
Проблема: Казначей вносит данные о доходах и расходах два раза: в 1С и в огромный Excel, это время и ошибки. На ранних этапах мы пытались уничтожить Excel как инструмент работы Казначея, но столкновение с реальностью, заставило отложить этот амбициозный план до следующего года. 1С Казначейство на тот момент было еще не готово выступить в качестве полноценной замены, а менять систему учета финансов посреди года – мероприятие, мягко говоря, опасное.

Решение: Было решено взять текущие Excel файлы казначеев и заменить цифры, которые они вводят руками на автоматически подтягиваемые из Центрального Хранилища Данных без изменения структуры документа. В итоге Казначей даже не замечает изменений, работает все с тем же огромным привычным файлом. При этом перестает вводить одни и те же показатели дважды и может обновлять данные этого файла одним нажатием кнопки.

Пока это работает в тестовом режиме в Екатеринбурге, но скоро будут подключены и остальные регионы.
Хотите так же? Welcome!
Объявляем набор бета-тестеров наших кнопок.

Отправьте нам заявку: data@brusnika.ru

Опишите данные, которые вам нужно извлечь из базы автоматически; расскажите, где вы берете эти данные сейчас, и мы постараемся сделать вам ту самую волшебную кнопку!
Ок, про волшебную кнопку в управленческом учете мы поняли. А что еще делается?
Скоро мы расскажем:
  • Что стало с системой "1С Казначейство" за полгода
  • Как за этот же период изменилась CRM
  • Автоматизация процесса планирования продаж
  • Новый подход к оказанию внутренних IT-услуг (проще говоря, новые стандарты администрирования)
В общем, впереди много интересного!
Made on
Tilda